Как подготовиться к проведению внешней оценки вашего проекта

Многие НКО время от времени оказываются в ситуации, когда финансирующая организация (донор) принимает решение о проведении внешней оценки их проекта. В этом случае, естественно, консультанта выбирает и нанимает донор. Он же ставит задачу перед консультантом. НКО оказывается перед фактом: к вам едет оценщик. 

Сегодня на заседании клуба PROОЦЕНКУ обсуждали, как НКО подготовиться к проведению такой оценки. 

Вот рекомендации, которые могут пригодиться на практике:

1. Организационная и административная подготовка

• Выделить ресурсы. Запланировать время для встреч с оценщиком, подготовить помещение и собрать необходимые документы.
• Назначить ответственных. Руководитель организации должен контролировать весь процесс подготовки.
• Подготовить базу данных. Заранее подготовить материалы, документы и данные, необходимые для проведения оценки.
• Организовать сбор данных. Подготовить волонтеров или сотрудников, которые будут заниматься сбором необходимых данных.
• Сформировать пул респондентов. Запросить списки групп респондентов, договориться с ними об участии и проинформировать их о предстоящей оценке.

2. Взаимодействие с донором и оценщиком

• Запросить критерии. Уточнить у донора критерии оценки проекта.
• Понять цели и инструменты. Выяснить у донора и оценщика цель проведения оценки, перечень вопросов и используемые инструменты.
• Получить контакты. Узнать контакты оценщика, связаться с ним и обсудить специфику вашей организации/проекта.
• Личный контакт. Познакомиться с оценщиком как с человеком, чтобы наладить взаимодействие.
• Уточнить вопросы. Напрямую выяснить у внешнего оценщика, какие именно вопросы будут заданы.
• Оценить последствия. Прояснить возможные последствия проведения оценки и, в зависимости от них, выстроить алгоритм подготовки.

3. Подготовка команды

• Информирование и обучение. Поговорить с командой, объяснить цели и процесс оценки, чтобы снять напряжение.
• Моральная готовность. Подготовиться к тому, что оценка — это стресс для организации.
• Разграничение понятий. Не путать оценку проекта и административную оценку.
• Естественность. Не нужно излишне накручивать команду. Ситуация, когда все стоят «по стойке смирно», неудобна для внешнего оценщика.
• Оценка целесообразности. Задать вопрос: «Стоит ли подготовка к оценке затраченных усилий?»

4. Чего делать НЕ НАДО

• Не пугать. Не нужно нагнетать обстановку и создавать излишнее напряжение.
• Избегать «претензий». Не должно быть незначительных придирок или мелких претензий к процессу.
• Не давать установок. Категорически нельзя давать команде установки о том, что отвечать и о чем говорить. Это искажает данные и вредит оценке.

Оценка ситуации в социальном проектировании

В контексте социального проектирования оценка ситуации или ситуационный анализ — это этап исследования и всестороннего изучения конкретной социальной проблемы и среды, в которой она существует, проводимый до начала разработки самого проекта. Такой анализ иногда еще называют предпроектным, имея в виду, что он является источником информации для формирования и обоснования проектной идеи и проводится на стадии инициирования проекта.

Главная цель такого анализа —разобраться в причинах проблемы, масштабах, взаимосвязях и понять, как она влияет на жизнь конкретной целевой группы. Оценка ситуации в числе прочего, как правило, включает:

• Анализ проблемы. Что именно не так, в чём суть социальной проблемы, как она проявляется и почему её важно решать.
• Анализ причин и следствий. Почему проблема возникла и к каким последствиям она приводит.
• Анализ целевой аудитории. Кто страдает от проблемы, каковы их потребности, интересы, возможности и особенности.
• Анализ заинтересованных сторон (стейкхолдеров). Кто влияет на ситуацию, и кто заинтересован в её изменении.
• Анализ ресурсов и возможностей. Какие кадровые, финансовые, материальные, информационные и другие ресурсы доступны для решения проблемы.

В 80-е годы прошлого века рабочая группа Американской ассоциации оценки, в задачи которой входило определение рамок профессии, включила предпроектный анализ (front-end analysis) в число видов деятельности, относящихся к программной оценке (program evaluation). С одной стороны, это абсолютно логично. Однако, если руководствоваться широко известными определениями оценки программ, такой анализ оказывается «за бортом», поскольку на стадии инициирования проекта самого проекта не существует, то есть объект оценки отсутствует. Может быть, тогда это особый вид деятельности и к оценке программ его относить неправильно? Тут точно есть, над чем подумать.

"Кто бы мог подумать, что это окажется так сложно?"

В 2014 году в Канадском журнале программной оценки была опубликована статья с интригующим названием: «К определению понятия оценки в канадском контексте: кто бы мог подумать, что это окажется так сложно?». Дело в том, что Канадское общество оценки (Canadian Evaluation Society) предприняло тогда попытку сформулировать определение понятия «оценка», с которым бы согласились все члены общества. Итог оказался неутешительным: «Как показали обзор литературы, анализ социальных медиа и дискуссии в профессиональном сообществе, единого определения оценки на сегодняшний день не существует… Более того, есть основания полагать, что выработать такое определение в канадском оценочном сообществе было бы крайне сложно. Среди возможных последствий обсуждался риск того, что единое определение может сузить или упростить существующую практику оценки, учитывая многообразие контекстов и целей, в которых она применяется в Канаде». Короче, не договорились. И это в одной из старейших профессиональных ассоциаций! 

А мы бы могли договориться с учетом российского контекста? Как думаете? Обсудим на Институте оценки в ноябре.