Как подготовиться к проведению внешней оценки вашего проекта

Многие НКО время от времени оказываются в ситуации, когда финансирующая организация (донор) принимает решение о проведении внешней оценки их проекта. В этом случае, естественно, консультанта выбирает и нанимает донор. Он же ставит задачу перед консультантом. НКО оказывается перед фактом: к вам едет оценщик. 

Сегодня на заседании клуба PROОЦЕНКУ обсуждали, как НКО подготовиться к проведению такой оценки. 

Вот рекомендации, которые могут пригодиться на практике:

1. Организационная и административная подготовка

• Выделить ресурсы. Запланировать время для встреч с оценщиком, подготовить помещение и собрать необходимые документы.
• Назначить ответственных. Руководитель организации должен контролировать весь процесс подготовки.
• Подготовить базу данных. Заранее подготовить материалы, документы и данные, необходимые для проведения оценки.
• Организовать сбор данных. Подготовить волонтеров или сотрудников, которые будут заниматься сбором необходимых данных.
• Сформировать пул респондентов. Запросить списки групп респондентов, договориться с ними об участии и проинформировать их о предстоящей оценке.

2. Взаимодействие с донором и оценщиком

• Запросить критерии. Уточнить у донора критерии оценки проекта.
• Понять цели и инструменты. Выяснить у донора и оценщика цель проведения оценки, перечень вопросов и используемые инструменты.
• Получить контакты. Узнать контакты оценщика, связаться с ним и обсудить специфику вашей организации/проекта.
• Личный контакт. Познакомиться с оценщиком как с человеком, чтобы наладить взаимодействие.
• Уточнить вопросы. Напрямую выяснить у внешнего оценщика, какие именно вопросы будут заданы.
• Оценить последствия. Прояснить возможные последствия проведения оценки и, в зависимости от них, выстроить алгоритм подготовки.

3. Подготовка команды

• Информирование и обучение. Поговорить с командой, объяснить цели и процесс оценки, чтобы снять напряжение.
• Моральная готовность. Подготовиться к тому, что оценка — это стресс для организации.
• Разграничение понятий. Не путать оценку проекта и административную оценку.
• Естественность. Не нужно излишне накручивать команду. Ситуация, когда все стоят «по стойке смирно», неудобна для внешнего оценщика.
• Оценка целесообразности. Задать вопрос: «Стоит ли подготовка к оценке затраченных усилий?»

4. Чего делать НЕ НАДО

• Не пугать. Не нужно нагнетать обстановку и создавать излишнее напряжение.
• Избегать «претензий». Не должно быть незначительных придирок или мелких претензий к процессу.
• Не давать установок. Категорически нельзя давать команде установки о том, что отвечать и о чем говорить. Это искажает данные и вредит оценке.